Vaak is echter dezelfde teamleider de belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen. Bepalend in hoe de vergadering ingericht wordt en verloopt. En hoe met het gedrag van teamleden wordt omgegaan.

De Teamleider

Waarom? Omdat de teamleider meestal:

1. Veel bezig is met de inhoud
De teamleider heeft vaak een natuurlijke interesse voor de inhoud. Is vaak ook de deskundige of specialist. Of gedraagt zich minstens als zodanig. De vergadering lijdt daar vaak onder.

2. Weinig leiding geeft aan het proces
De teamleider is meestal erg betrokken. Beziet daardoor onvoldoende “afstandelijk” het proces. En ziet daardoor vaak niet wat nodig is om de vergadering in goede banen te leiden.

3. Gericht is op het gewenst eindresultaat
De teamleider is eindverantwoordelijk. Heeft daardoor ook een gewenste uitkomst en richt zich daar op, bewust en onbewust. Met vaak negatieve effecten voor het draagvlak. Teamleden weten namelijk goed wanner ze worden gemanipuleerd.

4. Onvoldoende de rollen helder maakt
De teamleider vervult meer veel rollen tegelijkertijd. Wisselt regelmatig, maar vergeet vaak daar transparant in te zijn. Voor het team dient te allen tijde de rol op dat moment duidelijk te zijn. Waar nodig kan iemand anders in het team (tijdelijk) een van de rollen vervullen.

5. Beperkt oog heeft voor de passende werkvormen
De teamleider is weinig creatief in het gebruik van werkvormen. Volgt meestal de bekende weg, ongeacht de situatie. Heeft beperkt inzicht in de “behandelfase” en de meest effectieve overlegvormen.

6. Onvoldoende stuurt op tijd
De teamleider verliest zich gemakkelijk in de inhoud. Gaat eenvoudig mee in detail discussie. Past het principe van time-boxing niet toe. Geeft snel meer tijd om het zorgvuldig te doen. Dit leidt tot meer tijd voor de behandeling.

7. Beperkt zorgt voor handhaving van teamregels
De teamleider vergeet vaak om het team te wijzen op naleving van teamregels. Maakt de afspraken daarover niet transparant. En spreekt teamleden daar onvoldoende op aan.

Belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen, maar meestal vooral onbewust. Van bovenstaand gedrag en het effect daarvan. Soms bewust, maar niet bereid te veranderen. Soms wel bereid, maar niet weten hoe. Soms wel weten hoe, maar ingehaald door de waan van de dag.

Tips voor teamleiders

Hierbij de belangrijkste tips voor teamleiders om het anders te doen:

1. Maak rollen duidelijk, scheid ze en wees altijd helder daarover
Benoem je mogelijke rollen (voorzitter, probleemeigenaar, besluitvormer en deskundige). Kies ervoor om niet alle rollen zelf te vervullen. Concentreer je op de voorzittersrol. Vervul je even een andere rol, vraag dan iemand anders om de rol van voorzitter op te pakken.

2. Verminder de grote gerichtheid op de inhoud
Vertrouw op de deskundigheid van je teamleden; ze zijn daarop geselecteerd. Richt je vooral op helder krijgen van argumenten. Gebruik je deskundigheid om de goede vragen te stellen. En vul alleen aan als het echt essentieel is.

3. Richt je op leiden van het proces (de vergadering)
Bepaal goed hoe de vergadering moet verlopen. Hou in de gaten wat er gebeurt tijdens de vergadering; niet alleen inhoudelijk, maar ook in de interactie. Nodig mensen uit zich uit te spreken en mee te doen. Zorg voor een collectief best besluit.

4. Werk toe naar een gezamenlijk i.p.v. gewenst eindresultaat
Zorg dat een ieder betrokken is bij het eindresultaat. Realiseer een gelijkwaardige inbreng. Wees open over de uitkomst. Leg het team goed uit als je toch ervoor kiest om af te wijken van het gezamenlijk eindresultaat, vanuit je eindverantwoordelijkheid.

5. Kies voor passende werkvormen
Realiseer je duidelijke in welke fase een discussie zich bevindt. Stel je op de hoogte van passende werkvormen, kies er één en past die toe. Wees creatief en maak de vergadering levendig en interactief.

6. Wees duidelijk over tijd
Zorg dat de vergadering op tijd begint. Geef bij elk onderwerp de tijdsbesteding aan. Pas het principe van time-boxing toe. Rond het onderwerp ook af in die tijd. En maak een procesafspraak voor een eventueel vervolg.

7. Maak teamregels helder en handhaaf ze
Spreek met het team teamregels af. Hou daarbij rekening met de specifieke situatie. Zorg dat teamleden elkaar aanspreken op “overtredingen.” Overtreed de teamregels zelf niet en zorg dat je de teamleden voorgaat op elkaar aanspreken.

Past de tips toe en schep als teamleider de voorwaarden voor effectieve vergaderingen. Het kost wat moeite. Maar je krijgt een effectiever, efficiënter en prettiger samenwerkend team voor terug!

Weten hoe? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

“Wil je beschikken over meer mogelijkheden om je mensen mee te krijgen?” Ontdek ze in De MasterMind voor team managers.

[contentblock id=1]

The post Belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Wat zou het je zelf, je team en je onderneming opleveren? Wat maakt samenwerking in de praktijk toch zo moeilijk? Wat zijn de geheimen van “great” teams? En hoe zou je dat met je team kunnen bereiken?

Uitmuntende resultaten

Een goede samenwerking levert sneller uitmuntende teamresultaten op – keer op keer. Je team levert daardoor een waardevolle bijdrage aan de aansprekende prestaties van je onderneming. Maar het zorgt ook voor medewerkers die plezierig, creatief en energiek samen toe werken naar resultaat. Het levert jezelf daardoor ook veel succes en fun op.

Voor presteren in teams zijn een aantal zaken nodig. Het is van belang te weten wat de doelen zijn. Daarnaast is het goed dat iedereen weet wie welke rol vervuld, met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Ook duidelijkheid is nodig ten aanzien van het plan: aanpak en werkwijze. En helderheid over de wijze van overleg, besluitvorming en voortgangsbewaking.

Maar het verschil wordt vooral gemaakt in de samenwerking. Daar wordt het onderscheid gemaakt in “average, good and great teams”. Verschil dat vooral bepaald wordt door de gedragsvoorkeuren en –vaardigheden van het team. Is het teamgedrag vooral passief, agressief of constructief van karakter? Het maakt een ontzettend groot verschil!

Onbewuste aspecten van gedrag

De normen voor teamgedrag worden vooral bepaald in de Norming fase. Het is de 3e van de 4 fasen van teamontwikkeling: Forming, Storming, Norming en Performing. Normen zijn vaak gebaseerd op ervaringen in Forming en Storming. Deze normen bepalen in sterke mate de prestaties van het team in Performing.

Teams zijn zich veelal onbewust van de grote effect van deze normen op de teamprestaties. En stellen deze normen niet ter discussie. Dat is niet verwonderlijk, want men is het gedrag normaal gaan vinden. Iedereen heeft zich daarin berust en de normen geaccepteerd. Het is nou eenmaal zo.

Maar teamnormen zijn niet in beton gegoten. Net zoals ze ooit zijn aangenomen, vaak onbewust, kunnen ze ook worden veranderd. Wat het team daarvoor nodig heeft is inzicht en duidelijkheid in de grootte van het effect van verschillende gedragsnormen op teamsamenwerking en resultaat.

Bewuste aandacht voor teamnormen

Veel teams worden samengesteld en gaan aan de slag. Men gaat er meestal vanuit dat het met de samenwerking vanzelf goed komt. Er is vrijwel geen aandacht voor de 4 fasen van teamontwikkeling en de gedragsnormen die daarin ontstaan. Hooguit wordt er nog een kick-off georganiseerd, waarbij de nadruk ligt op doelen, rollen, structuren, overleg en voortgangsbewaking.

De grote invloed op het teamresultaat rechtvaardigt een meer bewuste keuze van teamnormen. Met meer aandacht voor de vorming van die normen. En voor de aansturing op normen voor constructief gedrag. Inclusief afspraken in het team om elkaar daarop aan te spreken. Dat is nodig, want het belang is simpelweg te groot.

Voor nieuwe teams is dat goed te doen door aandacht daarvoor in de eerste fasen van teamvorming. Maar ook voor bestaande teams is het nog geen hopeloze zaak. Het vergt wel een pas op de plaats t.a.v. van teamgedrag. En eigenlijk opnieuw, versneld en onder deskundige begeleiding, doorlopen van de eerste 3 fasen van teamontwikkeling.

Doorbraak door inzicht

Het goede nieuws is dat constructief gedrag van het team en de afzonderlijke teamleden te ontwikkelen is. En dat inzicht in samenwerking, en de invloed van bewuste en onbewuste gedragsnormen in het team, te verkrijgen is. En dat daardoor een doorbraak gemaakt kan worden naar succesrijker zijn als team.

Het vergt van een bestaand team de gezamenlijke bereidheid om die stap te zetten. En om met elkaar continu samen te leren over samenwerking. Van de (formele of informele) teamleider vraagt het moed om dit aan te gaan en voorbeeldgedrag om het team daarin mee te nemen.

Durf je het aan om met je team succesrijker te worden? Lijkt het je wat om samen het avontuur aan te gaan? We hebben geschikte trainingen en workshops om je met je teams verder te helpen! Try us. Schrijf je in voor ons uniek seminar “Teamgeheimen!”

Vond je dit artikel “Met je team succesrijker zijn” nuttig? Deel het dan!

Download ons gratis e-book: “Samen naar een uitmuntend teamresultaat in 12 stappen!”
Ontvang ons e-zine met tips om met je team succesrijker te zijn.
Bekijk ons actueel aanbod van MastersInTeamwork trainingen.

The post Met je team succesrijker zijn appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Belang van voorbeeldgedrag

Een manager leidt een team vooral door wat hij doet. Zeker als doen in lijn is met denken en zeggen. Hij / zij komt dan authentiek en betrouwbaar over. We zijn erg gevoelig voor mensen die zeggen wat ze doen en doen wat ze zeggen. En geneigd om goed gedrag te volgen, soms zelfs te kopiëren.

Voorbeeldgedrag is een bepalende factor voor succesrijke teams. Het heeft een grote invloed op teamgedrag. Het bepaalt in grote mate of er een constructieve samenwerking ontstaat, waarin effectief gebruik wordt gemaakt van alle mogelijkheden. Een belangrijke voorwaarde voor gezamenlijk succes.

Voorbeeldgedrag is een taak van ieder teamlid, maar vooral van de (formele en informele) teamleider. Maar dat is niet altijd eenvoudig. Want wat wordt er eigenlijk van je verwacht? Wat moet je doen en wat moet je laten? En hoe past dat nog bij jou?

Tips to walk the talk

Welk voorbeeldgedrag van de teamleider is nu effectief om te komen tot een succesrijker team, dat effectiever, efficiënter en prettiger samenwerkt. Hierbij een selectie van de belangrijke componenten.

Richten op teamresultaat

• Focus op het gezamenlijk eindresultaat! Maak je eigen acties daar dienstbaar aan.
• Bespreek de toegevoegde waarde van je eigen acties aan het gezamenlijk resultaat.
• Bevraag het team en de teamleden regelmatig op hun bijdrage aan het eindresultaat.
• Geef zichtbaar waardering voor individuele en collectieve resultaten. Dit leidt tot een stimulerende “can do” spirit, waarin mensen willen presteren.
• Wees objectief en duidelijk in waardering. Reserveer waardering en erkenning voor teamleden die een echte bijdrage leveren.

Aanspreken op verantwoordelijkheden

• Maak verwachtingen helder ten aanzien van verantwoordelijkheden. Teamleden zijn alleen aanspreekbaar als die vooraf duidelijk overeengekomen zijn.
• Neem je eigen verantwoordelijkheden; wees eerlijk als je daarop aangesproken wordt.
• Spreek teamleden op een gepaste wijze aan, met onderscheid tussen intentie en vorm.
• Stimuleer je teamleden om elkaar aan te spreken. Maak het team tot de bron van discipline in plaats van het als teamleider alleen zelf doen.
• Geef helderheid over het nut van elkaar aanspreken en het niet vrijblijvend karakter.
• Bewaak de intentie en vorm van aanspreken. Intentie is er als team beter van te worden. Vorm is altijd respectvol en constructief.

Vergroten van commitment

• Geef jezelf volledig in je rol. Alleen dan verdien je het commitment van anderen.
• Wees zorgvuldig bij controversiële besluiten. Zorg dat door aandacht voor de persoon je teamleden committed blijven.
• Daag het team uit zich te houden aan de gemaakte plannen. Houd jezelf dus ook aan de plannen. Tenzij er belangrijke nieuwe inzichten zijn.
• Verminder de (te) hoge waardering van zekerheid en consensus.
• Geef het goede voorbeeld door zelf het voortouw te nemen.

Omgaan met conflicten

• Behandel conflicten als een normaal onderdeel van teamwerk; business as usual. Maak het team vertrouwd met de gewoonheid van het conflict.
• Zorg dat je niet zelf verdedigend reageert. Blijf constructief in het conflict.
• Maak onderscheid tussen inhoud, vorm en persoon; geef ze afzonderlijk aandacht.
• Leer zelf steeds conflicten constructiever te hanteren; ontrafel ze steeds beter.
• Acteer met lef en zorgvuldigheid. Sleutelwoord is respectvol. Ga uit je eigen comfortzone en nodig anderen (daardoor) uit het ook te doen.

Bouwen aan vertrouwen

• Doe wat je zegt en zeg wat je doet.
• Vergroot je herkenbaarheid als mens achter je rol. Deel verhalen voor verbinding. Gezamenlijke waarden worden herkend in authentieke, menselijk verhalen.
• Zoek de diepte van je teamrelaties op. Om de echte dingen te bespreken, voelen, ervaren, beleven en ontdekken. Het is niet makkelijk, maar wel zeer waardevol.
• Stel je kwetsbaar op. Het is niet makkelijk, maar het effect op onderling vertrouwen is groot. Met meer lef en durf bereik je veel met je team.
• Vraag zelf om feedback van de anderen. Dit helpt het team om meer met elkaar te delen en elkaar verder te helpen.

Tot slot

Van belang is dat het voorbeeldgedrag je eigen is. Trucjes worden direct herkend en doen afbreuk aan je geloofwaardigheid als teamleider. Daarom is het nodig goed bewust te zijn van je eigen gedrag. En vooral van de onderliggende drijfveren, denk- en doe-stijlen. Zodat je authentiek en bewust goed voorbeeldgedrag kan vertonen, waarbij je trouw blijft aan jezelf.

Dit zijn onze tips. We zijn ook erg benieuwd naar jouw ervaringen. We nodigen je dan ook uit hierop te reageren. Deel je gedachten hieronder in het commentaarveld, zodat we van elkaar kunnen leren.

Op jouw succes,
De Wagenmenner

P.S. Deel dit artikel “Voorbeeldgedrag leidt effectieve teams” s.v.p. met jouw netwerk, zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen profiteren.

Download ons gratis e-book: “Samen naar een uitmuntend teamresultaat in 12 stappen!”
Ontvang ons e-zine met tips om met je team succesrijker te zijn.
Bekijk ons actueel aanbod van MastersInTeamwork trainingen.

The post Voorbeeldgedrag leidt effectieve teams appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

En dat is jammer, want waardering biedt betere mogelijkheden om problemen en verbeteringen daadwerkelijk aan te pakken en om doelen te bereiken. Waardering maakt ons toegankelijker en nodigt ons uit tot mouwen opstropen en stappen zetten. Waardering geeft mensen vleugels.

Mensen halen resultaten

Fantastische teamprestaties haal je door het beste uit individuen en het collectief te halen. Daarvoor zijn gezamenlijke doelstellingen en individuele taakstellingen een vereiste, maar niet voldoende. Ze hebben vaak een beperkte kracht om mensen in beweging te krijgen en ze te motiveren het beste uit zichzelf te halen.

Waardering is een belangrijk aspect van teamwerk. Waardering van de eigen talenten en bijdragen, hoe groot of klein dan ook, brengt veel teweeg. Het geeft teamleden het gevoel dat hun werk gezien wordt, dat zij ertoe doen en dat zij erkend worden. En presteren daardoor beter.

Teamleden blijven daardoor gemotiveerd hun werk met plezier doen. Een gevoel van erkenning verlaagt het stressniveau en verhoogt de gezondheid. Het is aangetoond dat werknemers die zich gewaardeerd voelen minder vaak ziek zijn en minder vatbaar zijn voor burn- of bore-out. En ook dat verhoogt de performance.

Waardering geeft mensen vleugels

Uit een recent onderzoek blijkt dat waardering leidt tot betere prestaties. Heb je nog twijfels over de kracht van waardering, dan wordt de hoogste tijd om te kijken naar de film: Validation. Het duurt 15 minuten; zelf schrok ik ook eerst even terug van de duur. Achteraf was het een van mijn best besteedde 15 minuten ooit.

Mensen waarderen is een van meest effectieve strategieën om teamprestaties te vergroten. En je zou dus verwachten dat in ieder geval elke (project)manager dat tot in de puntjes zou beheersen. Helaas is dat in alledaagse praktijk niet zo.

De meeste managers zijn overtuigd dat ze al voldoende waardering laten blijken voor hun medewerkers. Ze geven goede beoordelingen, salarissen en bonussen. Ze delen ook vaak en regelmatig complimenten uit, bijvoorbeeld tijdens hun rondes over de werkvloer.

Maar de medewerkers ervaren dat anders. Dat komt volgens ons, omdat de manager vaak het waarom, wat en hoe van waarderen mist:
• Onvoldoende besef van het belang (waarom)
• Beperkte opmerkzaamheid m.b.t. de specifieke bijdrage van elk teamlid (wat)
• Gebrekkige vaardigheden m.b.t. uiten van waardering (hoe)

Van deze drie vinden we de beperkte opmerkzaamheid het belangrijkste. Vaardigheden, bijvoorbeeld om te complimenteren, zijn aan te leren. Maar als je niet opmerkzaam bent, dan wordt het complimenteren een trucje. Het compliment is dan vaak een lege huls, die meer schade aanricht!

Verbeter opmerkzaamheid …

Het goede nieuws? We hebben allemaal in ons het vermogen om opmerkzaam en waarderend te zijn. We hebben afgeleerd het te gebruiken, maar kunnen dit vermogen weer gaan benutten. Het vraagt wel veel aandacht en oefening.

Hierbij een aantal oefeningen om te beginnen.
• Schrijf aan het eind van de dag op wat je zelf waardeert aan je eigen dag. Waarvan heb je genoten. Wat ging goed. Wat is bereikt. Waar heb je iemand een glimlach ontlokt. Wanneer had je een yes!-moment.

• Sta dagelijks even stil bij hetgeen je waardeert in je teamleden. Eén ding is voldoende, maar schrijf ook één ding op als je al 200 of meer dagen met die persoon samenwerk. Dat is pas een uitdaging.

• Bied je team de mogelijkheid om te oefenen door regelmatig plenair een waarderingsronde te doen, waarbij iedereen de ruimte krijgt om uit spreken wat hij of zijn aan een andere waardeert.

• Gebruik de gelegenheid in teamvergaderingen om als teamleider in ieder geval ieder teamlid voor één ding te waarderen.

• Creëer ook regelmatig de gelegenheid om als team te waarderen wat er is en wat er goed is gegaan. Welke prestaties zijn gehaald? Wat hebben we goed gedaan in de samenwerking?

• Daag het team en jezelf uit om altijd te beginnen met wat er goed is en wat er is bereikt (die stap wordt vaak overgeslagen) voordat we het gaan hebben over problemen of wat er anders of beter moet.

Geef als leider het voorbeeld

Het is een taak voor iedereen in het team, maar het is vooral de taak van de teamleider om de kracht van de waardering te gebruiken. Door het zelf toe te passen, maar vooral door ruimte daarvoor te geven. Je beste kans op betere teamprestaties, op korte en lange termijn.

We dagen je uit het te doen. Je raakt er niets door kwijt, zeker als je daarin blijft zoeken naar je eigen wijze. Het beidt je wel de grootste kans op een constructiever en effectiever team. Durf je het aan om de kracht van waardering toe te laten?

Download ons gratis e-book: “Samen naar een uitmuntend teamresultaat in 12 stappen!”
Ontvang ons e-zine met tips om met je team succesrijker te zijn.
Bekijk ons actueel aanbod van MastersInTeamwork trainingen.

The post Gebruik de kracht van waardering appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.