Vaak is echter dezelfde teamleider de belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen. Bepalend in hoe de vergadering ingericht wordt en verloopt. En hoe met het gedrag van teamleden wordt omgegaan.

De Teamleider

Waarom? Omdat de teamleider meestal:

1. Veel bezig is met de inhoud
De teamleider heeft vaak een natuurlijke interesse voor de inhoud. Is vaak ook de deskundige of specialist. Of gedraagt zich minstens als zodanig. De vergadering lijdt daar vaak onder.

2. Weinig leiding geeft aan het proces
De teamleider is meestal erg betrokken. Beziet daardoor onvoldoende “afstandelijk” het proces. En ziet daardoor vaak niet wat nodig is om de vergadering in goede banen te leiden.

3. Gericht is op het gewenst eindresultaat
De teamleider is eindverantwoordelijk. Heeft daardoor ook een gewenste uitkomst en richt zich daar op, bewust en onbewust. Met vaak negatieve effecten voor het draagvlak. Teamleden weten namelijk goed wanner ze worden gemanipuleerd.

4. Onvoldoende de rollen helder maakt
De teamleider vervult meer veel rollen tegelijkertijd. Wisselt regelmatig, maar vergeet vaak daar transparant in te zijn. Voor het team dient te allen tijde de rol op dat moment duidelijk te zijn. Waar nodig kan iemand anders in het team (tijdelijk) een van de rollen vervullen.

5. Beperkt oog heeft voor de passende werkvormen
De teamleider is weinig creatief in het gebruik van werkvormen. Volgt meestal de bekende weg, ongeacht de situatie. Heeft beperkt inzicht in de “behandelfase” en de meest effectieve overlegvormen.

6. Onvoldoende stuurt op tijd
De teamleider verliest zich gemakkelijk in de inhoud. Gaat eenvoudig mee in detail discussie. Past het principe van time-boxing niet toe. Geeft snel meer tijd om het zorgvuldig te doen. Dit leidt tot meer tijd voor de behandeling.

7. Beperkt zorgt voor handhaving van teamregels
De teamleider vergeet vaak om het team te wijzen op naleving van teamregels. Maakt de afspraken daarover niet transparant. En spreekt teamleden daar onvoldoende op aan.

Belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen, maar meestal vooral onbewust. Van bovenstaand gedrag en het effect daarvan. Soms bewust, maar niet bereid te veranderen. Soms wel bereid, maar niet weten hoe. Soms wel weten hoe, maar ingehaald door de waan van de dag.

Tips voor teamleiders

Hierbij de belangrijkste tips voor teamleiders om het anders te doen:

1. Maak rollen duidelijk, scheid ze en wees altijd helder daarover
Benoem je mogelijke rollen (voorzitter, probleemeigenaar, besluitvormer en deskundige). Kies ervoor om niet alle rollen zelf te vervullen. Concentreer je op de voorzittersrol. Vervul je even een andere rol, vraag dan iemand anders om de rol van voorzitter op te pakken.

2. Verminder de grote gerichtheid op de inhoud
Vertrouw op de deskundigheid van je teamleden; ze zijn daarop geselecteerd. Richt je vooral op helder krijgen van argumenten. Gebruik je deskundigheid om de goede vragen te stellen. En vul alleen aan als het echt essentieel is.

3. Richt je op leiden van het proces (de vergadering)
Bepaal goed hoe de vergadering moet verlopen. Hou in de gaten wat er gebeurt tijdens de vergadering; niet alleen inhoudelijk, maar ook in de interactie. Nodig mensen uit zich uit te spreken en mee te doen. Zorg voor een collectief best besluit.

4. Werk toe naar een gezamenlijk i.p.v. gewenst eindresultaat
Zorg dat een ieder betrokken is bij het eindresultaat. Realiseer een gelijkwaardige inbreng. Wees open over de uitkomst. Leg het team goed uit als je toch ervoor kiest om af te wijken van het gezamenlijk eindresultaat, vanuit je eindverantwoordelijkheid.

5. Kies voor passende werkvormen
Realiseer je duidelijke in welke fase een discussie zich bevindt. Stel je op de hoogte van passende werkvormen, kies er één en past die toe. Wees creatief en maak de vergadering levendig en interactief.

6. Wees duidelijk over tijd
Zorg dat de vergadering op tijd begint. Geef bij elk onderwerp de tijdsbesteding aan. Pas het principe van time-boxing toe. Rond het onderwerp ook af in die tijd. En maak een procesafspraak voor een eventueel vervolg.

7. Maak teamregels helder en handhaaf ze
Spreek met het team teamregels af. Hou daarbij rekening met de specifieke situatie. Zorg dat teamleden elkaar aanspreken op “overtredingen.” Overtreed de teamregels zelf niet en zorg dat je de teamleden voorgaat op elkaar aanspreken.

Past de tips toe en schep als teamleider de voorwaarden voor effectieve vergaderingen. Het kost wat moeite. Maar je krijgt een effectiever, efficiënter en prettiger samenwerkend team voor terug!

Weten hoe? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

“Wil je beschikken over meer mogelijkheden om je mensen mee te krijgen?” Ontdek ze in De MasterMind voor team managers.

[contentblock id=1]

The post Belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Er zijn 101 creatieve manieren om niets te veranderen. En teamleden gebruiken deze bezwaren dan ook goed in het spel om anders samenwerken in team te saboteren. Vaak gebeurt het niet openlijk en bewust, maar vooral subtiel en onbewust.

Kijk maar wat je zelf herkent in onze lijst van bezwaren of creatieve manieren om niets te veranderen:
• Ja, maar …
• Het is niet geschikt voor ons
• We hebben daar geen tijd voor
• Het is al eerder geprobeerd
• Ik wil wel, maar anderen niet
• We hebben het niet nodig
• Dat is iets voor later
• We hebben geen budget
• Onze klanten vinden dat niet leuk
• We kunnen het niet
• Het is niet mogelijk
• We doen het al zo goed
• Het is te duur
• We moeten realistisch blijven
• Dat is niet logisch
• We moeten meer onderzoeken
• Het management vindt het niet leuk
• We gaan teveel fouten maken
• Het is te moeilijk om te doen
• We moeten reëel blijven
• Het is een te grote verandering
• De omgeving is er nog niet klaar voor
• We nemen het in overweging
• Het is niet wat we gewend zijn
• Ik kan wel, maar anderen niet
• We zijn te klein daarvoor
• Het werkt daar, maar niet bij ons
• We kunnen niet anders
• Het is niet geschikt voor ons team

Anders samenwerken in teams is gevaarlijk

Anders samenwerken in teams is gevaarlijk. Verandering kan namelijk onze wereld totaal veranderen:
• Het maakt wat we weten onbelangrijk
• Het brengt ons onbekende vijanden
• Het haalt ons uit onze comfortzone
• Het brengt onbekende effecten
• Het neemt ons onze zekerheden af
• Het lost problemen op die we graag behouden
• Het neemt ons werk uit handen
• Het ontneemt ons onze bekende gevechten
• Het maakt ons zwaar werk zorgelozer
• Het reduceert de stress die we normaal vinden

Uit de praktijk blijkt dan ook dat teamleden een voorkeur hebben om te blijven doen wat ze deden. Om de gebaande paden te blijven volgen. Om op bekend terrein te blijven. De veiligheid van de bekende weg wordt dan verkozen boven de waarde, want anders samenwerken in teams is gevaarlijk.

Veel teamleden doen van alles om verandering tegen te gaan. Vanuit de bewust en onbewuste overtuiging: anders samenwerken in teams is gevaarlijk! Men wil vaak voorkomen dat het team andere dingen doet en of dingen anders doet. Uit angst dat het vaak niet goed uitpakt voor zichzelf.

Anders samenwerken in teams is waardevol en leuk

Maar we weten ook dat geldt: als we (blijven) doen wat we deden, krijgen we (weer) wat we kregen. Willen we andere resultaten? Dan moeten we ook andere dingen doen en dingen anders doen.

De denkhoeden van De Bono bieden ons goede mogelijkheden om de creatieve manieren om niets te veranderen te doorbreken. De denkhoeden staan symbool voor 6 verschillende denkrichtingen:
1. De blauwe denkhoed voor gestructureerd denken
2. De groene denkhoed voor creatief denken
3. De rode denkhoed voor emotioneel denken
4. De witte denkhoed voor feitelijke denken
5. De zwarte denkhoed voor negatief denken
6. De gele denkhoed voor positief denken

Bezwaren om niets te veranderen komen voort uit de rode en zwarte denkhoeden. Hoe ga je daarmee om:
1. Zet de blauwe denkhoed op en zorg dat bezwaren gestructureerd aandacht krijgen. Neem elk bezwaar serieus. De angst moet weggenomen worden om de verandering succesvol door te voeren. Die angst kan ongegrond of een terecht risico’s blijken te zijn. Aandacht zorgt ervoor dat het teamlid serieus genomen wordt.

2. Zet de groene hoed op en zoek met elkaar creatief naar manieren om bezwaren op te lossen. Maak van een bezwaar een creatieve zoekvraag. Bijvoorbeeld, maak van “het is niet geschikt voor ons team,” de vraag “hoe maken we het geschikt voor ons team.” En zoek met het team creatief naar oplossingen hiervoor.

3. Zet de witte hoed op en vraag naar de achtergronden achter de emotie of angst van het teamlid. Bijvoorbeeld, bij de uitspraak “het is te moeilijk om te doen,” vraag naar het teamlid naar de belangrijkste reden waarom hij/zij het moeilijk vindt. Zoek daar dan oplossingen voor en help het teamlid daarmee.

4. Zet de gele denkhoed op en draai het denken in het team om. Bijvoorbeeld, bij de uitspraak “de verandering gaat niet lukken, want het is een te grote verandering,” vraag het team dan creatief na te denken waarom de verandering wel kan lukken.

Bezwaren tegen verandering zijn vaak een uiting van grote betrokkenheid. Door daar gestructureerd aandacht en tijd aan te geven kunnen ze constructief aangewend worden om de verandering te laten slagen. Probeer het eens. Je zult versteld staan door de invloed op de samenwerking in je team.

[contentblock id=1]

The post 101 creatieve manieren om niets te veranderen appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Stel je eens voor … een team met opbouwende relaties. Waardoor alles goed besproken wordt: ideeën, argumenten, besluiten, acties, gedrag, etc. Waarbij teambelang voorop staat. Met teamleden open en gericht op de constructieve relaties onderhouden. Wat zou daarvan het effect zijn?

Relatiegericht gedrag in teams verhoogt prestaties aanzienlijk. Het bevordert communicatie, samenwerking en loyaliteit. Het is een van de belangrijkste factoren voor effectievere, efficiëntere en prettigere samenwerking. De basis voor succesrijke teams. Maar hoe constructieve relaties onderhouden?

Op de bal spelen, niet op de man

Succesrijk samenwerken vereist dat er stevig op de bal gespeeld wordt; alles mag of, sterker nog, moet gezegd worden. Uitspreken van conflicten, uitwisselen van argumenten en bediscussiëren van twistpunten zijn essentieel. Om iedereen de kans te geven gehoord te worden. Voor betere oplossingen en draagvlak.

Maar het team loopt daarin groot risico voor verlies van opbouwende relaties; vaak wordt ook hard op de man gespeeld. Soms bewust, maar vaker onbewust. In verhitte discussies, in de drang om gehoord te worden en in de haast om te scoren is men vaak niet zorgvuldig genoeg in constructief gedrag.

“Dat is dom!” In een verhitte discussie is dit snel gezegd en totaal verkeerd aankomen. Het lijkt niet op de man gespeeld, maar wordt vaak zo opgevat als emoties hoop oplopen. De ontvanger hoort dan: “je bent dom!” De zender kan dat ook bedoelen, maar meestal is het onhandigheid. Beter is: “ik vind dat geen slim idee, want …!” Dan wordt zuiver op de bal gespeeld en niet op de man.

Het is van groot belang opbouwende relaties te onderhouden. Het team:
1. Gaat dan beter om met onhandige uitspraken, omdat zender en ontvanger beter onderscheid maken in op de bal of op de man spelen.
2. Groeit daardoor in onderling vertrouwen, waardoor teamleden de stevige inhoudelijke discussie beter aangaan.

Constructief gedrag is uitdagend

Uitdaging is: meer aandacht voor constructief gedrag, zonder concessies op de inhoudelijkheid. Hard op de inhoud, maar zacht op de relatie. Teamleden hebben dan ook in verhitte discussies oog voor de impact van eigen gedrag op anderen. En voor de invloed van inhoud, vorm, intonatie en non-verbaal gedrag in communicatie. Oog dus voor bal en man, zodat niet per ongeluk ook de man wordt gespeeld.

Relatiegericht gedrag in teams lijdt vaak onder “normaal” gedrag in organisaties:
• Weinig prioriteit voor opbouwende relaties, want de inhoud is belangrijker
• Grote gerichtheid op eigen belang en minder op groepsbelang
• Weinig oog voor effecten van samenwerking op relaties
• Grote invloed van command-and-control cultuur, dominant in veel bedrijven

Toch zijn er teams te vinden met constructief gedrag. Het zijn vaak high performance teams met open communicatie, goede samenwerking en onderlinge loyaliteit. Teamleden zijn zich goed bewust van het belang van constructieve relaties. Daardoor acteren ze vriendelijk en open, stellen groepsbelangen voorop en leveren samen uitzonderlijke prestaties.

Teamwerk door gedragsgericht gedrag

Teamleden hoeven niet met iedereen de beste vrienden te zijn, als ze het belang van opbouwende relaties onderkennen. Teamleden zijn zich bewust van hun eigen kracht en inhoudelijke inbreng. Om succesrijker te zijn in teamwork zal men toch bewuster constructieve relaties onderhouden en opbouwend gedrag vertonen. En dus tactvol, zorgvuldig en vriendelijk voor anderen.

De geschreven en ongeschreven teamregels van constructief gedrag zijn:
• We denken in win/win
• We zijn gelijkwaardig
• We vertrouwen ook de ander
• We waarderen iedereen individueel

De waarde van teamontwikkeling was ontdekt. Waardoor Ted krachtig zie: “Ik wil dit zeker eens in het kwartaal!” Hij kromp zichtbaar in elkaar toen Gabby daar overheen ging: “Ben je gek! Het moet eens per maand!” Gabby was zich niet bewust van het effect van zijn reactie, totdat de externe begeleider dat transparant maakte. Hij vertaalde wat Gabby bedoelde: “Ted, het is een goed idee! Ik heb een voorkeur voor eens per maand in plaats van eens per kwartaal.” Dat voelde bij Ted heel anders, want daar was hij mee eens. De verstoring door vorm en intonatie was hersteld. Zo subtiel luistert constructief gedrag.

Tips voor constructieve relaties onderhouden

Relatiegericht gedrag in teams vergroot je door meer aandacht voor de sociale interactie en onderling begrip. Hierbij een paar tips:
• Vergroot betrokkenheid door delen van gedachten, gevoelens en emoties
• Gebruik ijsbrekers om drempels te verlagen
• Vertel elkaar over bijzondere persoonlijke momenten
• Zak af en toe eens met elkaar met een glas in de hand
• Kies goede werkvormen voor passende interactie
• Maak scherp onderscheid in inhoud, vorm en persoon
• Ontrafel uitspraken van teamleden in bovenstaande elementen
• Creëer ruimte voor uitspreken van waardering voor anderen
• Zet ook emotionele betrokkenheid op de teamagenda
• Maak samenwerking ontspannen, vriendelijk en coöperatief
• Begeleid teamleden die dat nodig hebben individueel

Wees creatief in uitbouwen van relatiegericht gedrag. Geef hier voldoende aandacht aan. Het is het meer dan waard.

[contentblock id=1]

The post Constructieve relaties onderhouden appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Vandaag kreeg ik een juweeltje toegestuurd door Sandra Smit, met als waarschuwing: “het filmpje duurt wel lang (zo’n 15 minuten), maar is erg de moeite waard!” Ik had een paar minuten dus dacht snel even te kijken waar het over ging. En pas 15 minuten later realiseerde ik mij dat ik de film in 1 keer volledig had uitgekeken. Ik kon het niet helpen, want het was fantastisch!

Dit juweeltje is echt niet voor mezelf te houden en het liefst zou ik het met de wereld willen delen. Dus begin ik met het door te sturen naar jou. Nieuwsgierig? Zie de link hieronder. Een waarschuwing is echter op zijn plaats: het duurt 15 minuten. Durf je het aan?

The post De kracht van waardering | Validation appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.