Samenwerken is gewoon, maar gaat niet vanzelf. Voor de organisatie is het belang groot. Maar wat is het belang voor het individu? Hoe kunnen we inspelen op de behoefte van teamleden? Hoe de verbinding versterken voor een betere samenwerking?

Samenwerking moet

Waarom werken mensen in teams? Het voor de hand liggend antwoord is: omdat het moet! Een organisatie is gestructureerd en opgedeeld in afdelingen, units en/of teams. Als medewerker kom je terecht in een team en word je geacht samen te werken. Regelmatig overleg moet daarvoor zorgen.

Vaak is echter het teamwerk zeer beperkt; er is eerder sprake van samen werken dan van samenwerken. Het samenwerkingsverband is beperkt, omdat je grotendeels individueel werkt aan afzonderlijke taken. Knappe koppen hebben eerder de doelen van de afdeling vertaald naar deze afzonderlijke taken, die zonder veel teamwerk uitgevoerd kunnen worden.

Samenwerken is dus eerder moeten dan willen. Het wordt vaak gezien als noodzakelijk kwaad. Je kiest zelf niet voor samenwerking, maar krijgt dat er gratis bij: it goes with the job! Zelf ben je primair verbonden met je eigen functie (per slot van rekening word je daar op afgerekend) dan met het team.

Samenwerking in teams gaat daarom vaak moeizaam. Er is onvoldoende verbinding van de teamleden met het team. De verbinding is er vooral de eigen functie en minder met het collectief. Zonder verbinding is er geen samenwerkingsverband, en dus ook geen team.

Samenwerking is niet altijd nodig

Is samenwerking nodig? Samenwerking is geen doel op zich. Het is voor een sommige taken ook niet nodig. Veel taken zijn zelfstandig uitvoerbaar, zonder inbreng van of interactie met anderen. Ze zij al daarvoor ingericht. Samenwerking is dan beperkt tot afstemming van voortgang, omdat taken wel onderdeel uitmaken van een groter geheel.

Aan de “lopende band” doet iedereen afzonderlijke zijn eigen taken: zelfstandig, autonoom en solitair. Er is wel sprake van afstemming, omdat ze wel een gezamenlijk eindresultaat leveren. De medewerkers zijn dan een team, omdat ze samen pauzeren en soms afstemmen in een gezamenlijk werkoverleg.

Maar er zijn nog veel taken waarvoor een intensieve samenwerking nodig is. Bijvoorbeeld, het oplossen van complexe vraagstukken of onvoorziene problemen aan de “lopende band.” Samenwerking is bepalend voor het succes van teams en individuen. Het levert effectiviteit, efficiëntie en plezier in uitvoering van het werk. Het maakt vernieuwing, innovatie en creativiteit mogelijk.

In intensieve samenwerking worden betere oplossingen gevonden. Ideeën worden verrijkt, versterkt, aangevuld en uitgebreid. Maar belangrijker dan dat: het levert meer energie op voor de daadwerkelijke implementatie.

Verbinding voor betere samenwerking

Wanneer werken mensen samen? De samenwerking is beter bij een grotere mate van verbinding van teamleden aan het gezamenlijk resultaat en de interactie. Verbinding die er is als teamleden zelf kiezen voor samenwerking, omdat ze er zelf beter van worden. Samenwerken zien ze dan als effectief middel i.p.v. noodzakelijk kwaad.

Wanneer 4 belangrijke behoeften van teamleden worden ingevuld zijn ze bereid zich daadwerkelijk aan het team te verbinden:
1. Betere kansen tot realisatie van de eigen doelen
2. Trots om onderdeel te zijn van het team en erbij te horen
3. Voldoening t.g.v. waardevolle bijdrage aan gezamenlijk resultaat
4. Mogelijkheden voor individuele ontwikkeling

Dat is niet gek, want mensen worden per slot van rekening afgerekend op het halen van de eigen doelstellingen. Samenwerken biedt betere mogelijkheden om eigen doelen te halen. Maar mensen hebben als “sociaal dier” ook een grote behoefte aan interactie en verbinding met anderen. Dat biedt mogelijkheden om goede samenwerking te creëren.

Verbinding versterken

Hoe creëer je als teamleider verbinding? Hierbij een aantal tips om daarmee aan de slag te gaan:
1. Zoek actief naar verbindingen tussen teamdoelen en individuele doelen
2. Zorg dat teamleden er trots op zijn bij het team te horen
3. Realiseer een eenduidig beeld over resultaat, werkwijze en taken
4. Vergroot inzicht in de samenhang van individuele bijdragen
5. Faciliteer de ontwikkeling van teamleden door geschikte taken
6. Maak transparant waarom teamleden zich hebben verbonden
7. Zorg ervoor dat teamleden zich zelf zijn en zich thuis voelen

‘Verbinding versterken voor een betere samenwerking” is één van de onderwerpen in ons vernieuwd seminar Teamgeheimen.
Het levert je op: “Krachtige Mogelijkheden om Met je Team Succesrijker te Worden!”
Door veel interactie en action learning.
Schrijf je nu in. Tijdelijk zeer aantrekkelijke aangeboden.

[contentblock id=1]

The post Verbinding versterken voor een betere samenwerking appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Samenwerking is nodig om complexe problemen op te lossen, verbeteringen door te voeren of veranderingen te realiseren. Maar het gewenst resultaat wordt vaak niet gehaald. Veel teams stappen in de traditionele valkuilen. In de uitvoering van acties, maar vooral in de fasen daarvoor. Hoe deze traditionele valkuilen in teams vermijden? We geven 3 essentiele strategieën voor succesrijke samenwerking in teams.

Good or great teams?

Teamresultaten zijn gebaseerd op:
• Goede oplossingen (of verbeteringen) voor het probleem
• Zorgvuldig besluit m.b.t. implementatie van een oplossing
• Concreet actieplan, met deadlines en actiehouders
• Commitment van het hele team voor besluit en acties
• Gedegen uitvoering en terugkoppeling van voortgang
• Weloverwogen aanpassingen van het plan, waar nodig

Het verschil tussen “good or great teams” wordt gemaakt in de totstandkoming van oplossingen, besluit, actieplan en commitment. Belangrijk is om daarbij het beste uit het collectief te krijgen qua inhoud: de oplossingen en het besluit. Maar de grootste uitdaging is: commitment voor het besluit te kweken, waardoor de teamleden zich onvoorwaardelijk verbinden aan het actieplan.

De traditionele valkuilen in teams zijn:
1. Ongestructureerd teamproces, met onduidelijke fasering, rollen, werkvormen, etc.
2. Onduidelijke probleemstelling, met ruimte voor verschillende interpretaties
3. Belemmering van creativiteit, door oordeel en conservatief denken
4. Ongelijkwaardige inbreng, met mogelijkheden tot overschreeuwen van teamleden
5. Onduidelijk besluitvormingsproces, met ruimte voor ja-zeggen en nee-doen
6. Open einden van sessies, zonder afsluiting met een duidelijk vervolg en actieplan
7. Onvermogen van het team om te leren en de samenwerking continue te verbeteren

Essentiele strategieën voor succesrijke samenwerking

Hoe komt het team beter tot oplossingen, besluit, actieplan en commitment? Van belang is de betrokkenheid van de juiste mensen (met de juiste kennis en skills). Maar vooral door toepassing van 3 essentiele strategieën voor succesrijke samenwerking in teams:
1. Zorg voor een concrete en eenduidige probleemstelling.
2. Gebruik een gestructureerd en transparant proces.
3. Stimuleer effectief en constructief gedrag in de samenwerking.

Concrete en eenduidige probleemstelling

• Maak het helder, duidelijk, en begrijpelijk voor alle teamleden
• Zorg voor relevantie na explorerende vragen: wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe?
• Breng het enkelvoudig, ontdaan van bij-problemen, voorwaarden en beperkingen
• Formuleer het positief en oplossingsgerichtheid, bijv. “hoe verbeteren we de samenwerking?” i.p.v. “de samenwerking is slecht!”.

Gestructureerd en transparant proces

• Zorg voor een positieve benadering van problemen
• Maak het proces duidelijk voor iedereen; het geeft vertrouwen
• Wees transparant over rollen en verantwoordelijkheden in het proces
• Kies een werkvorm, passend bij de problemsolving-fase (ideeën, besluit, actie, etc.)
• Besteed aandacht aan betrokkenheid van de teamleden
• Stimuleer effectief groepsgedrag (optimale samenwerking) en individuele inbreng
• Pas een iteratief proces toe en werk van grof naar fijn

Transparantie kan leiden tot scheiding van de drie traditionele rollen: de probleemeigenaar (eindverantwoordelijke), het meedenkend teamlid (kennis en expertise) en de procesfacilitator (of voorzitter). In praktijk is teamleider tevens voorzitter, probleemeigenaar en deskundige in een vergadering. Gescheiden invulling is handiger.

Een passende werkvorm is van groot belang voor actieve en gelijkwaardige inbreng van iedereen. Bijvoorbeeld brainstormen door middel van post-its zorgt ervoor iedereen een gelijkwaardige inbreng van ideeën heeft. Het nodigt de “stillen” expliciet uit te participeren in het proces. Voor commitment is het van belang dat mensen het idee hebben dat ze gehoord zijn.

Effectief en constructief gedrag in de samenwerking

• Maak algemene afspraken (teamregels) t.a.v. de samenwerking
• Faciliteer het team in effectief gedrag door toe te zien op naleving van afspraken
• Pas de algemene afspraken situationeel aan voor een specifieke fase, indien nodig
• Maak teamleden bewust over gedag in het team en de effecten daarvan

Voorbeelden van teamregels (do’s and don’ts).
Do’s
• Wees open & participeer actief
• Acteer constructief / positief
• Vul aan en help een ander
• Bouw voort op ideeën van anderen
• Stel “oordeel” op ideeën uit
• Luister actief en geef andere de ruimte
• Formuleer vragen open en opbouwend
• Have fun
Don’ts
• Door elkaar praten
• “Op de man spelen”
• “De discussie doodgooien”
• Verstoringen toelaten (telefoon aanhouden)

Doorbreek teamgedrag voor structureel beter resultaat

Toepassing van deze essentiele strategieën voor succesrijke samenwerking beidt teams goede mogelijkheden om een “great team” te worden. Maar het team kan vastzitten in conditioneringen, overtuigingen en patronen, waardoor het niet meer daartoe in staat is. Men wil wel, maar kan niet.

In dat geval is het van belang onder begeleiding de basis van de samenwerking te doorbreken. Door teamleden meer bewust te maken van gedrag. En van de effecten daarvan op de kwaliteit van oplossingen, besluit, actieplan en commitment. Het loont om ook de samenwerking als vraagstuk serieus op te pakken in het team.

[contentblock id=1]

The post Essentiele strategieën voor succesrijke samenwerking appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Directie-, management- en afdelingsteams blijken, alle goede bedoeling en inspanning ten spijt, niet erg effectief in oplossen van problemen. Of doorvoeren van verbeteringen.

Het resultaat van gezamenlijke teaminspanning is vaak beperkt door combinatie van:
1. Gerichtheid op traditionele, bekende of voor de hand liggende oplossingen
2. Lage commitment en ondersteuning van het team in de uitvoering

Lage oplossingsgerichtheid

Oorzaken vinden we terug in de ineffectieve manier van oplossen van problemen. Een vergadering biedt een team weinig mogelijkheden om een gedegen oplossing te vinden. En activeert individuele teamleden niet om mee te brainstormen en te doen. Zonde van alle verspilde kennis en energie van de teamleden aan de vergadertafel.

In een vergadering wordt zelden doelgericht, gestructureerd en gezamenlijk toegewerkt naar gedeelde oplossingen. Probleem, oplossing, mening, besluit en actie worden tegelijkertijd besproken. Er is nauwelijks ruimte voor creativiteit. Teamleden haken af. Zichtbaar, maar vooral onzichtbaar.

Kwalitatief betere oplossingen ontstaan zelden door beperkte ruimte voor:
• Begrijpen van het probleem en achterhalen van de achtergronden
• Vaststellen van het werkelijk probleem en de kaders voor een mogelijke oplossing
• Toelaten van creativiteit in zoeken naar oplossingen i.p.v. “jumping into solutions”
• Benutten van het denk- en besluitvermogen van alle teamleden, ook de “stillen”
• Bepalen van kritische punten van de oplossing en manieren om daarmee om te gaan
• Opstellen van een actieplan (gezamenlijk), met actiehouder en einddatum per actie

Draagvlak voor de oplossing ontstaat ook niet, omdat teamleden niet worden:
• Getriggerd mee te denken, omdat ze vooral bezig zijn met problemen
• Uitgenodigd mee te doen, omdat ze als “stille” teamleden worden overschreeuwd
• Gehoord in bepaling van meeste geschikte oplossing, omdat het niet hun probleem is
• Geactiveerd worden in realisatie, omdat ze al afgehaakt zijn in de vergadering

Effectief problemen oplossen als team

Een team is gebaat bij een gestructureerd proces om gezamenlijk een specifiek probleem of vraagstuk effectief op te lossen. Een proces, met geplande sessies voor de specifieke fasen en inbreng van de juiste mensen en middelen. Een begeleid proces om het maximale uit het collectief te halen.

Met als doel het vinden van de best mogelijk oplossing voor het probleem, gedragen door het team. En het starten van implementatie met een concreet actieplan en commitment van het volledig team.

De 4 belangrijkste tips voor het effectief oplossen van problemen als teams zijn:

1. Een positieve benadering

Van belang is het probleem te verkennen d.m.v. de 5W+H vragen: wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe. Om daarna het evhte probleem te definiëren in de “Hoe-vorm.” De probleemstelling “hoe de omzet te verhogen?” activeert mensen meer richting een oplossing dan de probleemstelling “de omzet is te laag!”

2. Een gestructureerde aanpak

Problemsolving kent 7 verschillende fasen, elke met eigen karakteristieken. Structuur geeft overzicht en duidelijkheid in elke fase: doelstelling, werkvorm, gewenste inbreng en gedrag. Het creeërt ruimte om het maximale uit het team te halen. En biedt mogelijkheden voor creativiteit en commitment. De 7 fasen van problemsolving worden beschreven in een volgend artikel.

3. Een iteratieve benadering (grof naar fijn)

Grote problemen laten zich niet ik één keer oplossen. En vergen een benadering van abstact naar concreet. Oplossingen brengen vaak deelvragen met zich mee. Deze deelvragen worden vervolgens apart als (concreter) probleem opgepakt.

4. Een stimulerend teamgedrag

Essentieel is dat teamleden worden geactiveerd. Om mee te denken, mee te brainstormen, mee te besluiten en mee te werken aan uitvoering. Daarvoor is nodig dat alle teamleden in gelijke mate de ruimte krijgen en betrokken worden in een constructief-positieve teamcultuur.

Elke fase van problemsolving vraagt iets anders van het team, kent zijn eigen regels en heeft speciefiek werkvormen. Het is daarom onverstandig om in één vergadering alle fasen te doorlopen. Het kan alleen als het team door ervaring in staat is om de fase duidelijk te (onder-)scheiden.

Kost dit meer tijd?

Er lijkt meer tijd nodig te zijn voor verkennen van het probleem. En voor het bewust en afzonderlijk doorlopen van de 7 fasen. Het is waar dat meer tijd nodig is in de eerste fasen van het proces. Maar het team wint dat later ruimschoots terug. De duidelijkheid aan het begin levert een snellere en betere oplossing op.

Naarmate het team meer bedreven wordt in deze aanpak, worden problemen effectiever opgelost. Dat geldt voor complexe problemen en deelproblemen, die daaruit voortkomen. Daarnaast worden door deze aanpak de problemen altijd op het juiste abstractienivau opgelost.

[contentblock id=1]

The post Hoe effectiever problemen oplossen als team appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Ineffectief teamoverleg
Nederland vergaderd zich suf. Tien tot 25 procent van de arbeidstijd gaat op aan vergaderen. Hoe hoger de functie, hoe meer vergaderingen. Daar wordt het zelf als status-symbool gezien. Dat kost miljarden. Stel je eens voor wat het oplevert als we dat 15% sneller en effectiever kunnen? Dat ligt binnen handbereik!

Nederlanders houden meer dan andere nationaliteiten van vergaderen. We willen graag overal over mee denken. We houden van harmonie en gaan we het liefst grote tegenstellingen uit de weg. Daardoor polderen we veel.

Vergaderen is nuttig, maar levert ook veel ergernis op. Aan telefoons, laatkomers, onvoorbereide deelnemers en ontbrekende stukken. Ook oeverloze discussies, slechte leiding en besluiteloosheid leidt tot ineffectief vergaderen. En het specifiek gedrag van stokpaardberijders, detaillisten, afleiders, afdwalers en stillen maakt team overleg niet effectief noch leuk.

Team overleg is dan niet effectief, succesrijk en zinvol. Ineffectieve teams maken niet gebruik van de kracht van de deelnemers. Het geheel is vaak minder dan de som der delen. Het team komt moeilijk een crisis te boven. Teamleden bespreken de echte dingen niet in de vergadering, maar doen dat pas in onderonsjes bij de koffieautomaat.

De voornaamste oorzaken daarvan zijn:
• Niet-constructief vergadergedrag
• Ongepaste werkvormen
• Slechte leiding
• Onduidelijke doelen (vergaderen om het vergaderen)
• Gebrekkige planning
• Onvoldoende voorbereiding
• Gebrekkige follow-up

Het kan effectiever en leuker
Vergaderingen kunnen wel degelijk leuker, effectiever en nuttiger zijn. Sterker nog: het moet. Want het belang daarvan is zeer groot. Niet alleen in tijd en geld van de onderneming. Maar ook in plezier van individu en team. Alleen op die manier maak je meters in de vergadering, maar vooral tussen de vergaderingen. En haal je de waarde en synergie uit een team.

Werkvormen bepalen voor een groot gedeelte het succes van het teamoverleg, maar in de praktijk is het vooral (saaie) vergadering. Altijd op dezelfde plaats, tijd en manier. Veelal zittend om een tafel, in discussiestijl, wel of niet met geslepen messen op tafel, met de manager (leidinggevende) als voorzitter, in vertrouwde omgeving, etc.

Vreemd, omdat elke overleg-doel en onderwerp-fase zijn specifieke aanpak vereist. Doelen zijn bijvoorbeeld afstemming (bijpraten), informatie-uitwisseling, rapportage (voortgang), instructie en besluitvorming. Team overleg wordt zelden gebruikt voor gezamenlijke brainstorming, doelstelling of prioriteitstelling. Tenzij men daarvoor apart “de hei” opgaat. Zelfs dan kiest men niet voor meest geschikte vorm.

Elke vergadering heeft een start, waarin de agenda (met doelstelling, onderwerpen en behandelwijze) wordt gedeeld. En een afsluiting, met duidelijkheid over besluiten en acties. Vaak realiseert men zich niet dat voor de behandeling van de onderwerpen diverse team overleg in één vergadering kunnen voorkomen. En dat timeboxen altijd nodig om de tijd binnen de perken te houden.

Elk onderwerp is gebaat bij een start met behandelwijze en kader. En met een tijdige afsluiting, inclusief besluit en acties, binnen de gegeven timebox. Bij start wordt aangegeven hoe deze timebox past in de behandeling van het onderwerp. Welke fase ligt voor en achter ons. En welke passende werkvorm gevolgd gaat worden. En de afsluiting, met de wat, wie en wanneer van de volgende stap.

Gepaste werkvormen voor probleemoplossing
Problemsolving is kenmerkend voor team overleg. Gezamenlijk vinden van oplossingen voor grote en kleine problemen komt veel voor. Is misschien wel de belangrijkste reden voor een vergadering. Laten we eens kijken naar team overleg aan de hand van de verschillende fasen van probleemoplossing.

Problemsolving kent de volgende fasen:
1. Probleemdefinitie
2. Probleemverkenning
3. Oplossingsmogelijkheden
4. Prioritering
5. Besluitvorming
6. Barrière
7. Actieplan

Elke fase vraagt een specifieke aanpak. En de fasen hoeven niet noodzakelijk in dezelfde vergadering doorlopen te worden. Het is soms zelfs wenselijk om de teamleden met de goede mindset de fase te beginnen. Het is soms zinnig om een team overleg in het geheel aan een fase te wijden.

De ervaring leert echter dat in de praktijk veel teams de fasen tegelijkertijd en door elkaar doorlopen. Met als resultaat dat in de vergadering het team nauwelijks effectief tot nieuwe oplossingen komt. En de kracht van het individu en het team (synergie) worden nauwelijks benut.

Tips: Doel bepaalt werkvorm
1. Probleemdefinitie. Doel is om het probleem te identificeren en te definiëren. De passende werkvorm is een introductie door de “probleemeigenaar” gevolgd door een doorzaag-sessie. Om te komen tot een juiste probleemstelling in de H-vorm: hoe? Dit is van belang om oplossingsgericht denken te stimuleren. “Hoe de omzet verhogen?” stimuleert meer dan “de omzet is te laag.”

2. Probleemverkenning. Doel is om achtergronden en oorzaken te achterhalen. Hierbij past en onderzoekende werkvorm met 5W-vragen: wie, wat, waar, waarom en wanneer? Open vragen om het probleem te begrijpen. Als vraag gemaskeerde oplossingen, oordelen en gesloten vragen zijn niet handig. Het levert aanwijzingen en randvoorwaarden voor mogelijke oplossingen op.

3. Oplossingsmogelijkheden. Doel is om creatief oplossingen te vinden voor het probleem. Passend zijn diverse brainstorming vormen. Uitstel van oordeel is essentieel. En daar gaat in vergaderingen meestal mis. Daardoor wordt de waarde van het team niet benut. Deze biedt bij uitstek kansen om het leuk te maken. Creativiteit en plezier gaan goed samen, omdat veel kan en mag.

4. Prioritering. Doel is om uit de brei van ideeën de meest zinvolle te selecteren. Passend is een werkvorm, waarbij iedereen individueel en onbevangen de eigen voorkeur kan aangeven, voordat het team gezamenlijk de prioriteit bepaald. Het oordeel wordt weer ingeschakeld om de beste oplossingen te combineren en te selecteren. Dit gebeurt aan de hand van vastgestelde criteria.

5. Besluitvorming. Doel is om door evaluatie van de oplossingen tot besluitvorming te komen. Besluitvorming vergt duidelijke, eenduidige en gedeelde beelden over de voordelen en nadelen. Passende werkvormen maken dat mogelijk, waarbij het handig is eerst uitputtend naar de voordelen en daarna uitputtend naar de nadelen te kijken. Ook dit kan serieus leuk zijn, bijvoorbeeld door inrichting van een rechtbank: The decision-court.

6. Barrières. Doel is om vast te stellen wat doorvoering van de oplossing in de weg kan staan. Gepaste werkvorm is die van de “zwarte hoed denker” om de problemen voor uitvoering te bepalen. En daar de constructieve insteek om te bepalen welke daarvan serieuze barrières vormen. De kunnen als apart deel-probleem worden opgepakt.

7. Actieplan. Doel is om de wat, wie en wanneer van de uitvoering te bepalen. Over tot actie op weg realisatie van de oplossing. Passend werkvorm is die van de gemeenschappelijk planbord, waarbij de voornaamste acties worden bepaald en in een timeline worden geplaatst. En gezamenlijk vaststellen wie wat doet.

Tot slot
Het positief effect wordt verder vergroot door een actieve stand van de teamleden en gebruik van juiste hulpmiddelen. Staand (of lopend) vergaderen voor een gezamenlijke “memory wall” bijvoorbeeld. Deelnemers zijn letterlijk en figuurlijk in beweging. De “memory wall,” in de vorm van bijvoorbeeld een flipchart, houdt teamleden bij de les en gefocust. De rol van voorzitter of facilitator is daarbij essentieel. Frisk en Vialis maakte een doorbraak naar effectiever bezig zijn.

Doe het teamoverleg eens anders. Het kan veel opleveren.

Vond je dit artikel “Teamoverleg: Stijgers of vergadertijgers” nuttig? Deel het dan!
[contentblock id=1]

The post Teamoverleg: Stijgers of vergadertijgers appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.