Hoge druk en ontevredenheid

De druk op het MT van de IT business unit was hoog. De strategie en doelstellingen waren duidelijk. Maar het lukte niet goed om die effectief te realiseren. Deze IT unit was altijd de gebeten hond. De business klanten waren uitgesproken negatief. Ook in het MT was er verschil van inzicht en onuitgesproken ontevredenheid. Eerdere initiatieven om dit te doorbreken waren gestrand.

In onderliggende teams waren met externe begeleiding mooie doorbraken gemaakt. Het MT besloot uiteindelijk zelf ook op zoek te gaan naar een grotere teameffectiviteit. Doel was een transformatie in samenwerking en in persoonlijke effectiviteit van teamleden. Om als team succesrijker te zijn door effectiever, efficiënter en prettiger samen te werken.

Hoe hoge druk samen de baas worden

Er werd een traject uitgezet van 9 maanden. Hierin waren 4 hei-dagen opgenomen, elk met een eigen thema:
1. Samenwerking in het team
2. Competenties van teamleden
3. Verbinding, gezamenlijk resultaat en plan
4. Effectievere samenwerkingsvormen

Er werd gezorgd voor een sfeer van openheid, vertrouwen en respect. Teamleden werden daardoor:
• geprikkeld uit de eigen comfortzone te komen,
• gestimuleerd om respectvol de echte discussies aan te gaan.

Door inzicht in het effect van gedrag, met onderliggende conditioneringen, overtuigingen en patronen (COPs), werden teamleden uitgenodigd verantwoordelijkheid te nemen. Niet alleen voor de (eind-) resultaten, maar ook voor de samenwerking. Bewustwording leidde tot bewuste keuzen voor constructief gedrag.

In beweging

Al vroeg in het traject ontstond enthousiasme en energie. De negatieve tendens werd doorbroken en ingeruild een positieve, ontwikkelende instelling:
• “WOW! We hebben het als team gedurfd en gedaan. We zijn diep gegaan en hebben mooie dingen bereikt.”
• “Onze verwachtingen zijn overtroffen: het was een waardevol avontuur! We hebben meer gekregen dan verwacht. Het smaakt naar meer.”
• “Het was fijn, met bijzondere momenten, boeiende verhalen en waardevolle oefeningen.”
• “Het was ‘something completely different!’ Afwijkend, anders dan gewend, verfrissend en leuk. De tijd is voorbijgevlogen.”

Er werden belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling als team:
• Open, constructief en respectvol zijn
• Tonen van kwetsbaarheid
• Ontdekken van verrassende nieuwe kanten van mensen
• Ervaren dat er samen (veel) meer kan
• Meerwaarde ontdekken voor en met elkaar
• Grote verbondenheid en gelijkgezindheid voelen
• Waarderend kijken naar elkaar

Met aansprekend tussenresultaat

Het team maakte een transformatie door en werd de hoge druk samen de baas. Het leverde een betere basis voor effectiever, efficiënter en prettiger samenwerken.
• Constructief, effectief gedrag van het team i.p.v. frustratie en negatieve energie
• Een grotere teamspirit en verbondenheid, met effectiever gedrag als resultaat
• Een echt andere manier van samenwerking, waarbij men elkaar helpt en versterkt
• Aangepaste verantwoordelijkheden met meer ruimte voor eigen inbreng
• Een constructieve sfeer om elkaar feedback te geven en inhoudelijk uitgesproken te zijn

Tijdens het traject werd het MT al zichtbaar als een sterker team, dat de business unit beter liet presteren:
• Een zichtbaar beter resultaat in de samenwerking met klanten
• Grotere effectiviteit in backoffice processen en projecten
• Sterker gezamenlijk optreden naar de omgeving

En geweldige lange termijn resultaten

Effectiever, efficiënter en prettiger samenwerken. Een geïnspireerd, ondernemend en gedreven MT, dat de hoge druk samen de baas is en zelf het verschil maakt:
• Presteren vanuit vertrouwen, verbinding, kracht en verantwoordelijkheid in het team
• Ondernemen door creëren, ruimte nemen en denken in kansen en mogelijkheden
• Samenwerken door transparanter communiceren, elkaar waarderen en aanspreken
• Mobiliseren van kracht en doorzettingsvermogen door teamfocus en doelgerichtheid
• Realiseren van toegevoegde waarde door presteren, leren en innoveren van het team
• Groeien als team en individueel door elkaar een stap verder te helpen in ontwikkeling

Ook een betrouwbaar en geloofwaardig MT, dat de organisatie beter laat presteren:
• Motiveren door duidelijke, volledige en transparante communicatie over doelen
• Stimuleren van constructief en effectief gedrag door vertonen van voorbeeldgedrag
• Empoweren door faciliteren van goede ideeën en nemen van eigen initiatief
• Vertrouwen geven door ingrijpende besluiten durven te nemen en uit te voeren
• Groeien door te luisteren naar medewerkers, klanten en leveranciers

Maar vooral een team, dat ook succesrijker is geworden in beter laten presteren van de IT business unit als geheel.
Projecten worden effectiever gerealiseerd
• Duidelijkere prioritering van projecten
• Betere oplevering van resultaat, op tijd en binnen budget
Dienstverlening wordt efficiënter uitgevoerd
• Lagere kosten en hogere kwaliteit
• Hogere snelheid en lagere kosten voor wijzigingen
• Grotere differentiatie in (kwaliteit van)dienstverlening
Klanttevredenheid is hoger
• Grote transparantie over kosten, kwaliteit, tijd, etc.
• Nauwere samenwerking met klanten, andere afdelingen en leveranciers
Medewerkerstevreden is groter:
• Meer plezier in het werkt
• Grotere onderlinge samenwerking
• Betere arbeidsbeleving
De unit innoveert en groeit
• Grotere vernieuwing en innovatie in de organisatie

Het MT is er ook in geslaagd dit vast te houden door continue aandacht voor de samenwerking in het team en in de business unit als geheel.

Wil je met je team ook een transformatie maken naar effectiever, efficienter en prettiger samenwerken? Vraag dan nu een gratis strategiesessie aan.

[contentblock id=1]

The post Hoge druk samen de baas appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

We zijn vaak al erg efficient in de uitvoering van taken. Door de taken goed te doen, bereiken we al meer dan ooit. Maar dat is eindig. Het helpt ons in beperkte mate van de drukte af. En helpt ons vrijwel niet om meer te bereiken, als persoon of team.

De sleutel tot om meer te bereiken is te vinden in effectiviteit. Door de goede taken te doen bereiken we meer met minder. En daar schort het bij veel teams aan. De aandacht, energie en tijd ligt in de praktijk vaak niet op de juiste (goede) taken.

Focus?
Er zijn 2 redenen waarom tijd en energie worden besteed aan zgn. verkeerde taken:

1. Aandacht voor urgentie
Mensen zijn van nature gericht op de urgente dingen doen (the must do’s). Dat wordt versterkt door de crisis-dynamiek van deze tijd. De druk is groot. Mensen hebben het druk of hebben in ieder geval het gevoel het druk te hebben. Daardoor krijgen de urgente dingen al onze aandacht en tijd.

2. Taak- i.p.v. doelgerichtheid
Mensen hebben nu vooral een gerichtheid op de (eigen) taken i.p.v. op de doelstellingen. Taken zijn ooit eerder vastgesteld op basis van doelstellingen, maar die zijn vaak uit het oog verloren. De dynamiek van vandaag vraagt om regelmatigere herijking van de urgentie en waarde van taken tegen het licht van de doelstellingen.

Gevolg is vaak dat we achter onze eigen staart aan rennen. Vooral omdat urgente taken vaak het gevolg zijn van slecht plannen, gebrekkig delegeren of niet schrappen van activiteiten. Geen wonder dat we het zo druk hebben. Met een pas op plaats en herijking kan dan veel meer bereikt worden.

Als team meer bereiken?
Het Eisenhouwer-model kan het team helpen om, vanuit de doelstellingen, de urgentie en waarde van taken te bepalen. Om van daaruit te bepalen waar de focus licht. Er is onderscheid te maken in 4 soorten taken:

1. Direct doen
Dit zijn de hoog-urgente en hoog-waardige taken. Van belang is die direct zelf te doen, omdat ze een grote bijdrage leveren aan het realiseren van de doelstellingen.

2. Delegeren
Dit zijn de hoog-urgente, maar laag-waardige taken. Handig is die op een goede wijze te delegeren. Vaak kunnen deze taken ook goed door andere uitgevoerd worden.

3. Plannen
Dit zijn de laag-urgente, maar hoog -waardige taken. Die zijn vereisen een goede planning. Gebeurt dat niet, dan worden ze vanzelf hoog-urgent. En dan worden ze onder druk uitgevoerd.

4. Schrappen
Dit zijn de laag-urgente en laag-waardige taken. Advies is die direct te schrappen. Mensen vinden dit moeilijk. Men blijft ze doen, vanuit de overtuiging dat het misschien toch ergens goed voor is.

Natuurlijk is de beschikbare capaciteit t.o.v. de doelstellingen ook van belang. Oplossen van structurele capaciteitsproblemen (tijd en competenties) heeft dan ook hoge prioriteit. Maar juist op de momenten van beperkte capaciteit is het zinnig kritisch te kijken naar de prioriteiten!

Regelmatiger herijking!
De vertaling van teamdoelstellingen naar prioriteiten in taken vinden vaak jaarlijks plaats. In de huidige dynamiek volstaat dit niet meer. Ontwkkelingen op de markt, in de onderneming en in het team noodzaken ons om dit vaker te doen. Maar ons voorstschrijdend inzicht is al voldoende reden.

Afhankelijk van de specifieke situatie loont het een teamherijking per kwartaal en maand te doen. Handig is om aan het eind van kwartaal en maand een evaluatie te doen en dan direct de prioriteten voor de volgende periode te bepalen. Het weinig tijd, maar de voordelen zijn enorm.

Een teamherijking per week of dag is niet zo zinnig. Alleen te overwegen in extreme gevallen. Voor de individuele teamleden echter wel. Met de teamprioriteiten als basis plannen ze aan het eind van week en dag de taken voor de volgende periode makkelijk in. Het levert een grotere effectiviteit op.

Prioriteitsdiscussies zijn uitdagend
Probeer als team prioriteiten helder te krijgen. Maak herijking daarvan tot een normaal onderdeel van jullie teamoverleg. We kunnen niet beloven dat het makkelijker wordt. Prioriteitsdiscussies zijn vaak stevig, want het gaat ergens over. Maar het voordeel is wel dat prioriteiten transparanter worden. En het team opener over perspectieven en belangen. Dat is altijd beter dan wrijvingen en onderhuidse spanningen, leidend tot ineffectiviteit.

Vond je dit artikel “teameffectiviteit – Als team meer bereiken” interessant? Deel het dan!
[contentblock id=1]

The post Als team meer bereiken – Vergroot je teameffectiviteit appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.