Vaak is echter dezelfde teamleider de belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen. Bepalend in hoe de vergadering ingericht wordt en verloopt. En hoe met het gedrag van teamleden wordt omgegaan.

De Teamleider

Waarom? Omdat de teamleider meestal:

1. Veel bezig is met de inhoud
De teamleider heeft vaak een natuurlijke interesse voor de inhoud. Is vaak ook de deskundige of specialist. Of gedraagt zich minstens als zodanig. De vergadering lijdt daar vaak onder.

2. Weinig leiding geeft aan het proces
De teamleider is meestal erg betrokken. Beziet daardoor onvoldoende “afstandelijk” het proces. En ziet daardoor vaak niet wat nodig is om de vergadering in goede banen te leiden.

3. Gericht is op het gewenst eindresultaat
De teamleider is eindverantwoordelijk. Heeft daardoor ook een gewenste uitkomst en richt zich daar op, bewust en onbewust. Met vaak negatieve effecten voor het draagvlak. Teamleden weten namelijk goed wanner ze worden gemanipuleerd.

4. Onvoldoende de rollen helder maakt
De teamleider vervult meer veel rollen tegelijkertijd. Wisselt regelmatig, maar vergeet vaak daar transparant in te zijn. Voor het team dient te allen tijde de rol op dat moment duidelijk te zijn. Waar nodig kan iemand anders in het team (tijdelijk) een van de rollen vervullen.

5. Beperkt oog heeft voor de passende werkvormen
De teamleider is weinig creatief in het gebruik van werkvormen. Volgt meestal de bekende weg, ongeacht de situatie. Heeft beperkt inzicht in de “behandelfase” en de meest effectieve overlegvormen.

6. Onvoldoende stuurt op tijd
De teamleider verliest zich gemakkelijk in de inhoud. Gaat eenvoudig mee in detail discussie. Past het principe van time-boxing niet toe. Geeft snel meer tijd om het zorgvuldig te doen. Dit leidt tot meer tijd voor de behandeling.

7. Beperkt zorgt voor handhaving van teamregels
De teamleider vergeet vaak om het team te wijzen op naleving van teamregels. Maakt de afspraken daarover niet transparant. En spreekt teamleden daar onvoldoende op aan.

Belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen, maar meestal vooral onbewust. Van bovenstaand gedrag en het effect daarvan. Soms bewust, maar niet bereid te veranderen. Soms wel bereid, maar niet weten hoe. Soms wel weten hoe, maar ingehaald door de waan van de dag.

Tips voor teamleiders

Hierbij de belangrijkste tips voor teamleiders om het anders te doen:

1. Maak rollen duidelijk, scheid ze en wees altijd helder daarover
Benoem je mogelijke rollen (voorzitter, probleemeigenaar, besluitvormer en deskundige). Kies ervoor om niet alle rollen zelf te vervullen. Concentreer je op de voorzittersrol. Vervul je even een andere rol, vraag dan iemand anders om de rol van voorzitter op te pakken.

2. Verminder de grote gerichtheid op de inhoud
Vertrouw op de deskundigheid van je teamleden; ze zijn daarop geselecteerd. Richt je vooral op helder krijgen van argumenten. Gebruik je deskundigheid om de goede vragen te stellen. En vul alleen aan als het echt essentieel is.

3. Richt je op leiden van het proces (de vergadering)
Bepaal goed hoe de vergadering moet verlopen. Hou in de gaten wat er gebeurt tijdens de vergadering; niet alleen inhoudelijk, maar ook in de interactie. Nodig mensen uit zich uit te spreken en mee te doen. Zorg voor een collectief best besluit.

4. Werk toe naar een gezamenlijk i.p.v. gewenst eindresultaat
Zorg dat een ieder betrokken is bij het eindresultaat. Realiseer een gelijkwaardige inbreng. Wees open over de uitkomst. Leg het team goed uit als je toch ervoor kiest om af te wijken van het gezamenlijk eindresultaat, vanuit je eindverantwoordelijkheid.

5. Kies voor passende werkvormen
Realiseer je duidelijke in welke fase een discussie zich bevindt. Stel je op de hoogte van passende werkvormen, kies er één en past die toe. Wees creatief en maak de vergadering levendig en interactief.

6. Wees duidelijk over tijd
Zorg dat de vergadering op tijd begint. Geef bij elk onderwerp de tijdsbesteding aan. Pas het principe van time-boxing toe. Rond het onderwerp ook af in die tijd. En maak een procesafspraak voor een eventueel vervolg.

7. Maak teamregels helder en handhaaf ze
Spreek met het team teamregels af. Hou daarbij rekening met de specifieke situatie. Zorg dat teamleden elkaar aanspreken op “overtredingen.” Overtreed de teamregels zelf niet en zorg dat je de teamleden voorgaat op elkaar aanspreken.

Past de tips toe en schep als teamleider de voorwaarden voor effectieve vergaderingen. Het kost wat moeite. Maar je krijgt een effectiever, efficiënter en prettiger samenwerkend team voor terug!

Weten hoe? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

“Wil je beschikken over meer mogelijkheden om je mensen mee te krijgen?” Ontdek ze in De MasterMind voor team managers.

[contentblock id=1]

The post Belangrijkste veroorzaker van ineffectieve vergaderingen appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Gebrek aan vertrouwen

Vertrouwen is de basis voor teameffectiviteit. Zonder vertrouwen kan een team functioneren, maar niet meer dan dat. Een team zonder vertrouwen is zelden in staat effectief te presteren en samen grootse dingen te bereiken.

De praktijk leert dat er een gebrek is aan vertrouwen in teams. Je hoort vaak: “we hebben vertrouwen in het team.” Maar zelden vertrouwen we op de mensen in ons team. Er is een groot verschil tussen wat we zeggen en wat we doen als het op vertrouwen aankomt.

Vertrouwen in een team is vaak voorwaardelijk en broos, omdat teamrelaties:
• functioneel afhankelijk zijn, met nadruk op taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• situationeel zijn, gericht op het probleem en behouden van de status quo
• ervaringsbepaald zijn, waardoor nieuwe situaties direct kunnen leiden tot wantrouwen

Het kan anders! Onvoorwaardelijk vertrouwen is de basis voor grootse teams. Zelf vertrouwen we mensen bij wie we mogen zijn wie we zelf zijn. Met al onze kwetsbaarheid én kracht. Met de zekerheid dat dit ons nooit wordt aangerekend.

Onvoorwaardelijk vertrouwen is vaak wederzijds. Het is bekend terrein. Het is er in je relatie met jouw partner, familie en intieme vrienden. We weten dus ook wat daarvoor nodig is. Maar doen dat vrijwel nooit in teams. En bereiken dat dus zelden met onze teamleden.

Vol vertrouwen

Vertrouwen vergroot je door een sfeer van kwetsbaarheid en kracht te creeëren. Waarin iedereen zichzelf mag zijn. Waarin zekerheid is niet afgerekend te worden als persoon. Waarin de intentie is om elkaar te begrijpen en te helpen. Waarin men zich als individu kan verbinden aan het team!

Als teamleider vergroot je vertrouwen door zelf volledig mens te zijn. Door niet kwetsbaar te doen, maar kwetsbaar te zijn. Door zelf in de kracht van je kwetsbaarheid te staan bied je teamleden de mogelijkheid dat ook te doen. Waardoor het team als geheel groeit.

Trustbuilding naar teamprestaties

Vertrouwen vergroot je door de herkenbaarheid van de mens achter het teamlid te vergroten. Door delen van elkaars verhalen ontstaat verbinding. Gezamenlijke waarden worden herkend in authentieke, menselijk verhalen. Zo werkt het ook met je partner, familie en intieme vrienden.

Trustbuilding gaat veel verder dan teambuilding. Het zoveelste etentje is leuk. De survival in de Ardennen is spannend, maar onvoldoende. Deze activiteiten zijn vaak vooral een afleiding.

Voor trustbuilding ga je de diepte van je teamrelaties in. Om de echte dingen te bespreken, voelen, ervaren, beleven en ontdekken. Om de de diversiteit aan perspectieven te benutten. Om verbinding en gezamenlijke kracht te realiseren. Het is niet makkelijk, maar wel zeer waardevol.

Het is niet moeilijk, maar vergt wel lef en zorgvuldigheid. Sleutelwoord is respectvol. De hulp van een goede, externe facilitator wordt aanbevolen. Onzorgvuldig handelen kan veel kwaad doen.

Uit je comfortzone

Ga voor trustbuilding uit je comfortzone. Zoek de discomfort op door delen van bijvoorbeeld je eigen verhalen achter:
• Je grootste helden of voorbeelden. Ze zeggen veel over jezelf
• Je 3 interessante feiten. Ze vertellen waarin je bijzonder bent
• Je belangrijkste dingen (bijv. auto). Ze tonen wat je belangrijk vind
• Je eerste keer … :-). Het toont hoe open je bent
• Je laatste keer dat je iets voor het eerst deed. Het zeg hoe bewust je leeft
• Je kenmerkende leitmotifs en quotes. Ze vertellen wat drijfveren zijn
• Je grootste wow-momenten. Ze vertellen hoe je met uitdagingen omgaan

Maar ga ook verder. Maak voor jezelf en voor de andere duidelijk wat je (onbewust) vooruit drijft in het leven. Bijvoorbeeld over:
• Je conditioneringen, overtuigingen, patronen en denk- en doe-stijlen
• Je drijfveren, je dromen en je wensen
• Je kernkwaliteiten, valkuilen, uitdagingen en allergiën

Daarna kunnen jullie verder gaan door elkaar daadwerkelijk verder te helpen in een sfeer van vertrouwen. Bijvoorbeeld door delen van:
• Je indruk van elkaar
• Je uitdaging, hulpvraag en aanbod in relatie tot werken in dit team

Versterk dit met simpele, doeltreffende oefeningen. En gebruik rationele, analytische modellen om inzicht te vergroten. Deze combinatie van de dialoog, de oefeningen en de modellen maken (gebrek aan) vertrouwen zichtbaar. En mogelijkheden om wantrouwen om te buigen in vol vertrouwen.

Tot slot

Het is niet makkelijk om je kwetsbaar op te stellen, maar het effect op onderling vertrouwen is groot. Dat weten we uit elke intieme relatie. Met meer lef en durf kunnen we ook dat bereiken in ons team. En daarmee met vol vertrouwen samen op weg gaan naar geweldig teamprestaties.

In de TeamBoost helpen we teams om doorbraken te maken in onvoorwaardelijk vertrouwen. Om daardoor zinvoller en effectiever (bezig) zijn. En beter in staat te zijn om gezamenlijk ambitieuze doelen te stellen en op te pakken. Met als resultaat het leveren van buitengewone teamprestaties. We bespreken graag de ontwikkeling van je team.

Lees ook: Buitengewone teamprestaties leveren
MT Vialis VM volop in ontwikkeling
De Teamboost: Casebeschrijvingen
Ineffectieve teams: Vijf oorzaken en zeven tips om je team effectief te leiden
Meer artikelen met tips om effectiever je team te leiden

Doe ook:
De Quickscan Teameffectiviteit

Vond je dit artikel "Vol vertrouwen naar teamprestaties" nuttig? Deel het dan!

[contentblock id=1]

The post Vol vertrouwen naar teamprestaties appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.

Mensen schatten de effectiviteit van hun team (te) hoog in: 7,5 – 9,0 als gemiddeld rapportcijfer. Het verschil met andere teams is gering, het kan iets beter, maar onze teameffectiviteit is goed (genoeg). Teamevaluatie levert “OK” op voor vrijwel alle criteria van effectieve of high performance teams.

Managers ervaren een lage teameffectiviteit niet als probleem. Ze vinden dat hun team vaak iets beter presteert dan andere teams. Zich niet realiserend dat “iets beter dan slecht” nog steeds niet betekent dat het goed is.

Toch maken vergelijkbare teams in bijzondere heisessies doorbraken, waarbij de teameffectiviteit aanzienlijk vergroot wordt. En neemt de buitenstaander grotere verschillen in teameffectiviteit waar. Hoe is dit met elkaar te rijmen?

Oorzaken van teamineffectiviteit
Patrick Lencioni geeft in zijn boek “the five dysfunctions of a team” mogelijke oorzaken. Het team is ineffectief als minstens één (gedeeltelijk) van toepassing is.

1. Afwezigheid van vertrouwen
“We vertrouwen elkaar.” Maar vaak vertrouwen teamleden elkaar niet volledig. En zijn gereserveerd in zich kwetsbaar opstellen.

2. Angst voor conflict
“We zeggen waar het op staat.” Maar vaak gaat men de moeilijke discussie uit de weg. En geeft men oppervlakkig en veilig commentaar. Om de goede vrede te bewaren.

3. Gebrek aan commitment
“We zijn committed.” Maar duidelijke uitspraken worden vermeden, bindende afspraken worden ontdoken en het “wilsbesluit” wordt niet genomen. Besluiten worden niet “ondertekend.”

4. Vermijding van verantwoordelijkheid
“We nemen onze verantwoordelijkheid.” Maar we leven onze afspraken niet na. En spreken elkaar onvoldoende aan. Immers, anderen aanspreken kan ertoe leiden zelf aangesproken te worden!

5. Verwaarlozing van Resultaten
“We gaan voor gezamenlijk resultaat.” Maar we besteden weinig aandacht aan collectieve doelen en resultaten. Onze eigen activiteiten hebben een hoge prioriteit dan de teamdoelen.

Dit gedrag wordt getypeerd als karpergedrag. Goedkeuringsgericht, conventioneel, afhankelijk en vermijdend gedrag. Van zowel het team als individuele teamleden. Ogenschijnlijk loyaal aan het team en gericht op bewaren van de goede vrede in het team.

Onbewust en onuitgesproken
In teamevaluaties geven teamleden aan dat deze oorzaken vaak niet op hun team van toepassing zijn. “We vertrouwen elkaar, zeggen waar het op staat, zijn committed, nemen verantwoordelijkheid en gaan voor gezamenlijk resultaat.” En toch is in de praktijk de worsteling voelbaar. Hoe komt dat?

Teamleden zijn zich gedeeltelijk bewust, maar voor een aanzienlijk deel onbewust van het daadwerkelijk gedrag van team en individuele teamleden. Dat is lijn met “het slimme onbewuste”, die betoogt dat het overgrote gedeelte van ons gedrag onbewust van karakter is.

De eerste vier bovengenoemde oorzaken zitten vooral in het onbewuste domein. Wat men denkt, waarvan men bewust is en uitspreekt komt meestal niet overeen met het daadwerkelijk gedrag in het team. Daardoor wordt de eigen teameffectiviteit hoger ingeschat dan het daadwerkelijk is.

Overigens is het nog zeer de vraag of men zich daadwerkelijk uitspreekt of het sociaal wenselijk antwoord geeft. Teamleden die “durfden” laag te score op teameffectiviteit moesten zich vaak “verantwoorden” aan de andere teamleden. Andersom vaak niet.

Leid je team naar effectiviteit
Als leider ben je in staat de teameffectiviteit te verbeteren door daadwerkelijk te werken aan de oorzaken. Je eigen gedrag is daarbij je belangrijkste instrument. “Be the change you want …,” zegt Gandhi. Vertoon zelf effectief gedrag om te komen tot effectief teamgedrag:

1. Tonen van Voorbeeldgedrag
Goed voorbeeld doet (goed) volgen. Je eigen consistent gedrag m.b.t. vertrouwen, conflicten, commitment, verantwoordelijkheid en vergroot het vertrouwen in jou en in elkaar.

2. Openleggen van Conflicten
Van belang is conflicten niet onderhuids te laten etteren. Je gedrag om van ze op tafel te krijgen, uit te spreken en van tafel te krijgen is bepalend voor het hanteren van conflicten.

3. Creëren van Duidelijkheid
Duidelijke, eenduidige en gedeelde besluiten bevorderen effectiviteit. Je gerichtheid daarop is essentieel voor het vergroten van commitment van het team.

4. Confronteren op Knelpunten
Nakomen van afspraken is vereist. Je acties om het team aan te spreken op gemaakte afspraken bevorderen het nemen van verantwoordelijkheden.

5. Richten op Collectiviteit
Een gezamenlijk doel (of gemeenschappelijk “vijand”) is cruciaal voor het team. Je gerichtheid op gezamenlijkheid is de sleutel voor realiseren van resultaten.

Maar als leider ben je in staat een doorbraak te maken in teameffectiviteit door onbewust teamgedrag inzichtelijk en bewust te maken:

6. Coachen op Gedrag
Bewustwording van gedrag biedt het team nieuwe mogelijkheden. Je belangrijkste taak als teamleider is inzichtelijk te maken wat onbewust gebeurt in het intermenselijke teamproces.

7. Ontwikkelen van zelfbewustzijn
Zelfvertrouwen en moed zijn nodig voor een doorbraak. Zelfbewustzijn geeft kracht om individueel en collectief gedrag onder de loep te nemen. En ruimte te creëren om doorbraken in teameffectiviteit te realiseren.

Ingrijpend, maar zeker de moeite waard! Het levert jou, je team en de individuele teamleden veel op.

Lees ook:
De Teamboost: Casebeschrijvingen
De Teamboost: Benut ongekende mogelijkheden en vergroot teameffectiviteit
Meer artikelen met tips om effectiever je team te leiden

The post Ineffectieve teams appeared first on De Wagenmenner Leaderschip Academy.