Als team meer bereiken – Vergroot je teameffectiviteit

Effectief onder tijdsdruk?
We hebben het druk. Vraag het maar aan de leden van het directie-, management- of afdelingsteam. We krijgen steeds meer op het bord. Allerlei taken om te overleven in de huidige markt, om de aandeelhouder tevreden te houden en om de medewerkers betrokken te houden.

We zijn vaak al erg efficient in de uitvoering van taken. Door de taken goed te doen, bereiken we al meer dan ooit. Maar dat is eindig. Het helpt ons in beperkte mate van de drukte af. En helpt ons vrijwel niet om meer te bereiken, als persoon of team.

De sleutel tot om meer te bereiken is te vinden in effectiviteit. Door de goede taken te doen bereiken we meer met minder. En daar schort het bij veel teams aan. De aandacht, energie en tijd ligt in de praktijk vaak niet op de juiste (goede) taken.

Focus?
Er zijn 2 redenen waarom tijd en energie worden besteed aan zgn. verkeerde taken:

1. Aandacht voor urgentie
Mensen zijn van nature gericht op de urgente dingen doen (the must do’s). Dat wordt versterkt door de crisis-dynamiek van deze tijd. De druk is groot. Mensen hebben het druk of hebben in ieder geval het gevoel het druk te hebben. Daardoor krijgen de urgente dingen al onze aandacht en tijd.

2. Taak- i.p.v. doelgerichtheid
Mensen hebben nu vooral een gerichtheid op de (eigen) taken i.p.v. op de doelstellingen. Taken zijn ooit eerder vastgesteld op basis van doelstellingen, maar die zijn vaak uit het oog verloren. De dynamiek van vandaag vraagt om regelmatigere herijking van de urgentie en waarde van taken tegen het licht van de doelstellingen.

Gevolg is vaak dat we achter onze eigen staart aan rennen. Vooral omdat urgente taken vaak het gevolg zijn van slecht plannen, gebrekkig delegeren of niet schrappen van activiteiten. Geen wonder dat we het zo druk hebben. Met een pas op plaats en herijking kan dan veel meer bereikt worden.

Als team meer bereiken?
Het Eisenhouwer-model kan het team helpen om, vanuit de doelstellingen, de urgentie en waarde van taken te bepalen. Om van daaruit te bepalen waar de focus licht. Er is onderscheid te maken in 4 soorten taken:

1. Direct doen
Dit zijn de hoog-urgente en hoog-waardige taken. Van belang is die direct zelf te doen, omdat ze een grote bijdrage leveren aan het realiseren van de doelstellingen.

2. Delegeren
Dit zijn de hoog-urgente, maar laag-waardige taken. Handig is die op een goede wijze te delegeren. Vaak kunnen deze taken ook goed door andere uitgevoerd worden.

3. Plannen
Dit zijn de laag-urgente, maar hoog -waardige taken. Die zijn vereisen een goede planning. Gebeurt dat niet, dan worden ze vanzelf hoog-urgent. En dan worden ze onder druk uitgevoerd.

4. Schrappen
Dit zijn de laag-urgente en laag-waardige taken. Advies is die direct te schrappen. Mensen vinden dit moeilijk. Men blijft ze doen, vanuit de overtuiging dat het misschien toch ergens goed voor is.

Natuurlijk is de beschikbare capaciteit t.o.v. de doelstellingen ook van belang. Oplossen van structurele capaciteitsproblemen (tijd en competenties) heeft dan ook hoge prioriteit. Maar juist op de momenten van beperkte capaciteit is het zinnig kritisch te kijken naar de prioriteiten!

Regelmatiger herijking!
De vertaling van teamdoelstellingen naar prioriteiten in taken vinden vaak jaarlijks plaats. In de huidige dynamiek volstaat dit niet meer. Ontwkkelingen op de markt, in de onderneming en in het team noodzaken ons om dit vaker te doen. Maar ons voorstschrijdend inzicht is al voldoende reden.

Afhankelijk van de specifieke situatie loont het een teamherijking per kwartaal en maand te doen. Handig is om aan het eind van kwartaal en maand een evaluatie te doen en dan direct de prioriteten voor de volgende periode te bepalen. Het weinig tijd, maar de voordelen zijn enorm.

Een teamherijking per week of dag is niet zo zinnig. Alleen te overwegen in extreme gevallen. Voor de individuele teamleden echter wel. Met de teamprioriteiten als basis plannen ze aan het eind van week en dag de taken voor de volgende periode makkelijk in. Het levert een grotere effectiviteit op.

Prioriteitsdiscussies zijn uitdagend
Probeer als team prioriteiten helder te krijgen. Maak herijking daarvan tot een normaal onderdeel van jullie teamoverleg. We kunnen niet beloven dat het makkelijker wordt. Prioriteitsdiscussies zijn vaak stevig, want het gaat ergens over. Maar het voordeel is wel dat prioriteiten transparanter worden. En het team opener over perspectieven en belangen. Dat is altijd beter dan wrijvingen en onderhuidse spanningen, leidend tot ineffectiviteit.

Vond je dit artikel “teameffectiviteit – Als team meer bereiken” interessant? Deel het dan!
[contentblock id=1]