Focus! Succesfactor van een High Peforming Team

Wat is het belang van focus?

Focus is één van de geheimen van een high performing team (HPT). De gezamenlijke focus op het eindresultaat is misschien wel de belangrijkste (meest kritische) succesfactor. Het helpt het team om te alle tijde met de juiste zaken bezig te zijn. Om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden.

Uit ervaring blijkt echter dat veel teams een duidelijk focus ontberen. Dat is vreemd, want elk team heeft een duidelijke doelstelling, toch? Dat dat is toch de essentie van een team? Samenwerken om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken.

Maar zelfs met een duidelijke doelstelling, wordt er vaak onvoldoende resultaatgericht gestuurd. Sta maar even stil en vraag je met je team af of de (huidige) activiteiten allemaal voldoende bijdrage aan het eindresultaat. Is het team daar eerlijk over, dan is de uitkomst vaak verrassend.

Focus! Het is in een high performing team (HPT) common practice om de activiteiten (continu) te beoordelen, tegen het licht van het eindresultaat. Het is van belang vanwege veranderingen t.g.v. bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht en externe ontwikkelingen.

Hoe doet een HPT dat?

Dwight Eisenhower wijst ons de weg. Hij was twee termijnen President van de USA. Daarvoor was hij een 5 sterren generaal, vooral bekend als opperbevelhebber van de geallieerden in WO2 en de NAVO. En toch had hij ook tijd voor nevenfuncties en zijn hobby’s, zoals golven en schilderen.

Hij was een voorbeeld en laat ons zijn Eisenhower Matrix na. Het is eenvoudig hulpmiddel om focus aan te brengen en te behouden. Door alle activiteiten tegen het licht van het eindresultaat te houden, aan de hand van twee factoren: waarde en urgentie.

Het helpt om focus aan te brengen als high performing team. Bijkomend voordeel is dat het op diverse abstractieniveaus gebruik kan worden om prioriteiten te bepalen. Zowel op lange termijn (jaarplannen) als op korte termijn (dag- of urenplanning).

Hoe doen we dat? In 3 stappen:
1. Kies de periode
2. Plot activiteiten in de waarde en urgentie matrix
3. Bepaal prioriteiten en meest geschikte acties

Prioriteit 1: hoogwaardige en hoogurgente activiteiten. Die doen we nu direct zelf.

Prioriteit 2: hoogwaardige en laagurgente activiteiten. Die plannen we als team te doen in de toekomst. Plannen we niet goed, dan worden ze later automatisch prioriteit 1.

Prioriteit 3: laagwaardige en hoogurgente activiteiten. Die delegeren we op een goede manier aan anderen. Alles wat ons zelf tijd en energie bespaart.

Prioriteit 4: laagwaardige en laagurgente activiteiten. Die schrappen we nu direct! Zonder mitsen en maren.

Eenvoudig toch?

Onderscheid maken tussen waarde en urgentie is in praktijk blijkbaar toch niet zo eenvoudig. “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Eisenhower geeft dat zelf al aan. Daarom de volgende tips:

1. Check de focus continu. Hoe lastig dat ook is. We hebben namelijk de neiging ons te laten leiden door urgentie. We moeten bijvoorbeeld op korte termijn reageren op e-mails, telefoontjes, nieuws, etc. De waarde, vanuit missie en doelen op lange termijn, verdwijnt vaak naar de achtergrond. Continu focus herijken is nuttig om daarin meer bedreven te worden. Maar ook om laatste ontwikkelingen te verwerken. Het nut is voor het team enorm.

2. Elimineer prioriteit 4 activiteiten direct en volledig. Dit is zo mogelijk moeilijker voor mensen, omdat we het idee hebben dat we iets gaan missen. Kijk maar naar de groeiende berg rapporten, artikelen en tijdschriften die we ooit willen lezen. De beste manier om deze activiteiten te “doen” is ze te elimineren van de “to-do” lijst. Het dwingt het team taken te schrappen, die niet essentieel zijn voor het eindresultaat.

3. Neem regelmatig tijd voor focus. In de waan van de dag is het gemakkelijk, maar niet beter, om door te gaan met wat er allemaal moet gebeuren. Eventueel efficiënter en vaker even door in de avonduren. Maar effectiviteit, de goede dingen doen, is belangrijker in een high performing team. Wees dus samen “brutally honest” over waarde en urgentie van activiteiten. En schrap!

Dus regelmatig

Een high performing team vraagt zich dus regelmatig het volgende af:
• Wat is het eindresultaat?
• Wat drijft het team vooruit?
• Wat is het belang van activiteiten?

Focus, focus, focus. Het helpt een high performing team om uitzonderlijk prestaties te leveren. Door elimineren van activiteiten en gedrag, die van het team (fysieke en mentale) energie en tijd vergen. Probeer het eens met je team. Het levert jullie veel op. En dus ook jij als teamleider.